WTR Tenderbeoordelingsprocedure - Antwoorden op veelgestelde vragen
In overleg met de opdrachtgever van de WTR zijn wijzigingen mogelijk in de beoordelingsprocedure. Raadpleeg altijd de Oproep tot het indienen van voorstellen en neem in twijfelgevallen contact op met de contactpersoon die genoemd wordt in de Oproep.
1. Neemt de WTR ook Engelstalige voorstellen in behandeling?
› Ja, zowel Nederlandstalige als Engelstalige voorstellen worden in behandeling genomen.
2. De oproep tot indiening van voorstellen (call for tenders) eist schriftelijke verbintenissen van de deelnemende instellingen. Wij hebben die schriftelijke verklaring niet voor de uiterste inleverdatum binnen. Mogen we het voorstel toch insturen en de schriftelijke verklaring(en) tijdens de gesprekken overhandigen aan de WTR?
› Dat is ter beoordeling van de opdrachtgever die de oproep uit doet gaan. Neem hierover zo spoedig mogelijk contact op met contactpersoon genoemd in de Oproep. Het zou jammer zijn als een projectvoorstel hierdoor niet wordt ingediend.
3. Ik heb aanvullende informatie die zeer relevant is voor ons projectvoorstel, maar het past niet in de rubrieken van de sjabloon. Wat kan ik nu doen?
› Er zijn vier mogelijkheden:
1. Als bijlage opnemen indien niet te omvangrijk
2. Verwijzen naar online beschikbare informatie
3. Verwijzen naar opvraagbare informatie (artikelen e.d.)
4. De informatie meenemen naar het gesprek.
4. Hoe lang duurt een gesprek met de WTR?
› Maximaal 45 minuten.
5. Wie zitten er in de beoordelingscommissie?
› In principe zijn dit leden van de WTR met relevante expertise op het terrein van de oproep en projectmanagement. Raadpleeg de website van de WTR (www.surf.nl/wtr) voor een overzicht van de huidige raadsleden. In voorkomende gevallen wordt aan externen gevraagd zitting te nemen in de commissie, of de commissie schriftelijk van advies te voorzien.
6. Wie worden van onze kant verwacht voor dit gesprek?
› De beoogde projectleider en een gesprekspartner van uw keuze.
7. De beoogde projectleider is verhinderd voor het gesprek. Wat nu?
› De WTR gaat er vanuit dat hiervoor goede redenen zijn. Er zijn twee opties: 1) een goede vervanger, of 2) een telefonische conferentie.
8. Het tijdstip / de datum voor het gesprek komt ons erg ongelegen. Kunnen we het gesprek op een andere datum houden?
› Nee. De gesprekkendag wordt lang van te voren gepland en meegedeeld. Het is wel mogelijk om via de contactpersoon voor de oproep te vragen of er mogelijkheden zijn om te wisselen van tijdstip met een andere indiener.
9. Mag ik een presentatie geven aan de WTR?
› Nee, daarvoor is de tijd te kort. U kunt wel documentatie mee nemen om uw argumenten te onderbouwen, bijvoorbeeld papieren afdrukken van presentatiedia’s.
10. Wij willen ons graag goed voorbereiden op het gesprek, kan ik alvast gesprekspunten krijgen van de WTR?
› Nee. Een goede voorbereiding betreft het hele voorstel gehouden tegen het licht van de oproep tot indiening van voorstellen en de soliditeit van het projectvoorstel. Het is wel mogelijk dat vooraf met het Platform van de oproep wordt afgesproken dat de WTR extra informatie kan opvragen. In dat geval wordt dit vooraf in de oproep meegedeeld. De WTR zal de vraag om extra informatie per e-mail of per telefoon stellen. Daarnaast is het mogelijk dat de contactpersoon voor de oproep zich tot u wendt voor nadere informatie.
11. Ik wil graag de WTR vooraf spreken over ons voorstel. Wie moet ik bellen / schrijven?
› Neem altijd eerst contact op met de contactpersoon die vermeld staat in de oproep tot het indienen van voorstellen. Hij of zij kan beoordelen of navragen of het zin heeft om uw vraag aan de WTR voor te leggen.
12. Wat is de procedure voor het beoordelingsgesprek?
› Na een voorstelronde en uitleg over de procedure krijgen de indieners de gelegenheid om kort (in een paar minuten) de essentie en het belang van het voorstel samen te vatten. Daarna gaat de WTR over tot het stellen van vragen. Aan het eind van het gesprek krijgen de indieners altijd de gelegenheid om zelf nog punten onder de aandacht van de WTR te brengen.
13. Wat is het doel van dit gesprek?
› Doelstelling van het gesprek is de vorming van een correct beeld over het voorstel en de mogelijke uitwerking in de praktijk. Daartoe tracht de WTR, op basis van uw informatie, het voorstel goed te begrijpen en potentiële misvattingen weg te nemen. De WTR let niet alleen op de criteria in de oproep, maar ook op doelmatigheid, controleerbaarheid, haalbaarheid, meetbaarheid en uniciteit (i.e., geen herhaling van of variaties op eerder gedane activiteiten.
De WTR vormt zich op basis van dit gesprek een mening over de sterke en zwakke kanten van het voorstel en vergelijkt dit met de andere voorstellen.
14. Hoe gebeurt de onderlinge rangschikking van de voorstellen?
› De WTR hanteert vier categorieën om de voorstellen te ordenen voor het advies aan de opdrachtgever:
Categorie A: voorstellen die voor subsidiëring worden voorgedragen
Categorie B: voorstellen die na aanpassing subsidiabel zijn
Categorie C: voorstellen die op dit moment niet subsidiabel zijn
Categorie D: voorstellen die niet subsidiabel zijn.
15. Is er gelegenheid op te reageren op de beoordeling van de WTR?
> Ja. De indieners krijgen vooraf inzage in het concept oordeel met de overwegingen, met het verzoek om dit te controleren op feitelijke onjuistheden.
16. Wanneer krijgen we bericht over de toekenning of afwijzing?
› De data daarvoor staan vermeld in de oproep tot het indienen van voorstellen.
17. Krijgen we inzage in de beoordeling?
› Dat is ter beoordeling van de opdrachtgever van de WTR. Gebruikelijk krijgen indieners inzage in de beoordeling van hun voorstel. Gebruikelijk is tevens dat een lijst wordt gepubliceerd van de gehonoreerde voorstellen.
18. Ik wil graag een nadere toelichting op het oordeel van de WTR. Kan dat?
> Ja. De secretaris van de WTR is graag bereid om die toelichting te geven.
Laatste wijziging: 27 augustus 2008
|
